Le 21 septembre 2021 dernier, le projet de loi no 64 est adopté à l’unanimité par l’Assemblée nationale du Québec. Le lendemain, soit le 22 septembre, la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels est officiellement sanctionnée. Quelle est cette loi au juste? Que devront faire les entreprises québécoises (et les organismes publics, par ailleurs) d’ici cette date afin d’être en règle? Pour quand doivent-ils s’exécuter? On répond à ces questions dans cet article de blogue.

Qu’est-ce que la Loi sur la protection des renseignements personnels?

La Loi sur la protection des renseignements personnels est le petit nom (pas si court) que l’on donnera ici à la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels. Comme son appellation complète le suggère, elle se veut une mise à jour de l’encadrement légal concernant les renseignements personnels. Inspirée du Règlement général sur la protection des données (RGPD) instituée par l’Union européenne, elle prend en considération le contexte numérique qui est à présent le nôtre. Elle apporte ainsi des modifications à plusieurs lois préexistantes, dont :

C’est la Commission d’accès à l’information (CAI) du Québec qui doit s’assurer de l’implémentation et du respect de la nouvelle Loi.

Pour être prêt le moment venu, voici quelques actions que vous devez poser en tant que compagnie ou organisme.

Nominer un responsable de la protection des renseignements personnels

Chaque entreprise et organisme doit sélectionner un responsable de la protection des renseignements personnels. Si aucune personne n’est formellement désignée, le rôle est assuré par l’individu ayant la plus haute autorité au sein de l’organisation.

Dans le cadre de sa fonction, le responsable de la protection des renseignements personnels doit notamment :

Informer les personnes concernées pour obtenir un consentement éclairé

La nouvelle Loi sur la protection des renseignements personnels insiste sur le fait que vous devez obtenir un consentement donné « de façon express ». Pour obtenir un tel consentement, vous devez informer - avant la collecte et sur demande - les personnes concernées de leurs droits :

Vous devez également leur indiquer le pourquoi et le comment de votre démarche.

Pour quelle raison récoltez-vous les données de la personne concernée? Quelle utilisation ferez-vous de ses renseignements personnels? Cela signifie que vous ne pouvez pas utiliser une donnée pour une raison autre que celle indiquée lors de la collecte initiale. 

Par quel moyen les données sont-elles récoltées?  Par exemple, quelle technologie (logiciels, plateformes, outils en ligne, etc.) employez-vous pour ce faire? Le cas échéant, comment les gens peuvent-ils désactiver les fonctions de cette technologie qui permettent de les identifier, de les localiser ou de dresser un profil.

Publier vos règles encadrant la gouvernance des renseignements personnels

En plus d’informer les individus sur demande et au moment de la collecte de données, vous devez publier vos règles encadrant la gouvernance des renseignements personnels. Cela inclut :

Vous aurez compris que, si vous n’avez pas encore de règles formelles pour toutes ces choses, vous avez à mettre le tout par écrit, et ce, « dans un langage clair et simple ». Elles doivent, par ailleurs, être approuvées par la CAI. Cette dernière publiera des directives afin de soutenir les entreprises et les organismes dans le processus.

Quand les modifications sur la protection de renseignements personnels entrent-elles en vigueur?

La Loi sur la protection des renseignements personnels doit être appliquée par la Commission d’accès à l’information en trois phases, pour trois années consécutives.

Phase 1 : 2022

Les premières modifications doivent entrer en vigueur le 22 septembre 2022. À partir de cette date, les entreprises et les organismes auront pour obligation d’avertir la CAI des incidents de confidentialité. Ils devront également avoir désigné un responsable de la protection des renseignements personnels.

Phase 2 : 2023

Le 22 septembre 2023, la majorité des changements apportés par la Loi modernisant des dispositions législatives en matière de protection des renseignements personnels entrent en vigueur. Il s’agit de plus ou moins toutes les modifications, à l’exception de celles à venir en phase 3, mentionnées ci-dessous.

Phase 3 : 2024

La dernière phase de la Loi, applicable le 22 septembre 2024, vise finalement l’établissement des obligations relatives au droit à la portabilité des données (par exemple, la communication des informations dans un format déterminé à la personne concernée).

Des amendes et des sanctions pénales sont prévues pour les organisations qui ne se conformeront pas à la Loi sur la protection des renseignements personnels en temps et en heure.

Mettez à jour votre site Web pour être en règle

Si votre entreprise ou votre organisme dispose d’un site Web, la Loi sur la protection des renseignements personnels indique expressément que vous devez y publier vos règles en la matière. C’est là qu’X-trait communications, agence de visibilité urbaine offrant des services de conception et d’hébergement Web, intervient. On peut vous aider à ajouter des pages pour vos politiques et implémenter des formulaires et autres outils pour obtenir le consentement de vos utilisateurs lors de la collecte d’informations, par exemple pour votre marketing par courriel ou vos outils de suivi tels que Google Analytics 4. Communiquez avec nous pour discuter de votre transition légale et de ses implications.

Dans notre article de blogue faisant la distinction entre le service à la carte et la stratégie de visibilité, nous vous avons brièvement présenté cette dernière. Pour rappel, il s’agit de la formulation d’un plan d’action, puis du déploiement d’un ensemble de tactiques coordonnées sur une période d’un an et plus afin d’accroître la visibilité de votre entreprise. X-trait communications s’attarde ici à la forme que prend la stratégie de visibilité en passant à travers les différentes phases du processus. Afin de présenter plus concrètement ces étapes, nous accompagnerons cet article d’exemples réels tirés de notre propre expérience.

La « préphase » d’accompagnement stratégique

Les stratèges d’X-trait communications tendent à appeler la première phase de la stratégie de visibilité la « préphase », car il s’agit d’une étape préliminaire de récolte d’informations. Lors d’une série de rencontres client avec la ou les personnes-ressources attitrées au projet, notre équipe s’attache à définir certains aspects de votre compagnie.

Précision du profil identitaire

À la base de toute bonne stratégie de visibilité, il y a le profil identitaire de l'entreprise concernée. Grâce à des exercices, nous vous aidons à formuler clairement votre mission, votre vision et vos valeurs d’entreprise.

C’est justement ce que nous avons fait récemment avec tamtam, une boutique de produits écologiques située à Saint-Jean-sur-Richelieu, qui a fait appel à nos services de stratégie de visibilité.

La mission

La mission de votre entreprise correspond à sa raison d’être. Il s’agit d’une courte affirmation assez vague, c’est-à-dire qu’elle n’évoque pas directement votre champ d’expertise ou vos produits et services. Sa nature imprécise est ce qui lui procure sa longévité; votre compagnie peut ainsi évoluer, ajouter ou changer des services, sans qu’elle ne soit impactée.

À titre d’exemple, voici la mission développée pour tamtam boutique.

Inspirer les gens à adopter de meilleures habitudes en proposant des produits respectueux de la nature.

La vision

La vision se tourne vers le futur : elle précise les objectifs que vous désirez atteindre à plus ou moins long terme. C’est un énoncé qui annonce votre direction et souligne le caractère unique de votre compagnie.

Jetez un coup d’oeil à la vision que nous avons élaborée avec tamtam boutique.

Être la référence dans le Haut-Richelieu en matière de produits respectueux de la nature, de produits en vrac, de soins corporels et ménagers naturels ainsi que d’idées cadeaux originales pour toute la famille. Inspirer les gens et les générations futures à contribuer à leur bien-être en choisissant des produits en harmonie avec la nature.

Les valeurs d’entreprise

Une valeur est ce qui est jugé désirable. Les valeurs d’entreprise sont donc ce que vous estimez désirable pour votre compagnie, ce que vous voulez mettre de l’avant. Elles viennent soutenir la vision et déterminent la manière par laquelle vous souhaitez atteindre vos objectifs et remplir votre mission.

Lors de nos rencontres stratégiques avec tamtam, les valeurs suivantes ont été avancées par la propriétaire de la boutique :

Définition de la clientèle cible et des personas marketing

Il est commun, dans le monde du marketing, d’identifier sa clientèle cible à l’aide de la création de personas. Ce sont des personnages-archétypes qui représentent le client idéal, celui qui correspond en tout point à l’individu que vous souhaitez rejoindre avec votre produit ou votre service.

Pour définir ce parfait client, il vous faut identifier des caractéristiques telles que :

À partir de ces stéréotypes, nous créons des personas, lesquels nous permettront de formuler une stratégie s’adressant directement à votre public cible.

La phase d’analyse et de planification à l’interne

À la suite de nombreuses rencontres avec la personne-ressource de votre entreprise, nos stratèges marketing retournent de leur côté pour élaborer un plan de visibilité sur mesure. 

Ce dernier vise à mettre de l’avant le caractère unique de votre entreprise et à positionner votre marque. X-trait communications, en effet, est d’avis que ce n’est pas en faisant comme tous les autres que l’on se démarque de la masse.

D’un point de vue plus pratique, le plan de visibilité, résultat d’une analyse rigoureuse, propose :

La phase d’action concertée

Une fois que le plan de visibilité, incluant l’échéancier et le budget prévu, est approuvé, nous passons de la planification à la concrétisation.

Déploiement des tactiques de visibilité

Les tactiques de visibilité sont variées et leur application diverge selon l’entreprise qu’elles concernent. Par souci de brièveté, nous vous en présentons trois ici.

La production et la diffusion d’une vidéo corporative

Facile à diffuser sur divers médias, la vidéo corporative joue un rôle crucial dans le positionnement de la marque. Elle sert à présenter une organisation tout en soulignant son unicité.

Voyez, par exemple, comment nous avons mis de l’avant la personnalité de l’Équipe Giroux Labrecque, courtiers immobiliers, à travers cette vidéo « humaine » qui raconte leur histoire.

Si vous vous demandez comment se déroule le tournage d’une telle vidéo, jetez un coup d'œil à notre article sur le sujet.

La conception ou la refonte d’un site Web

Un site Web influence grandement la visibilité d’une entreprise sur le Web et, plus précisément, sur les moteurs de recherche. C’est pourquoi nous avons revu celui de Crémation Simple, une jeune compagnie offrant un service funéraire nouveau genre au Québec.

Entre autres choses, nous avons :

Capture d'écran du site de Crémation Simple

La publication sur les réseaux sociaux

En publiant sur les réseaux sociaux, vous pouvez vous faire remarquer par une nouvelle clientèle. Vous rejoignez des utilisateurs de la plateforme, lesquels n’auraient peut-être jamais eu connaissance de votre existence autrement.

Pour que cette tactique de visibilité soit efficace, vous devez publier régulièrement, au moins trois fois par semaine. De plus, la publicité payante constitue un incontournable de toute stratégie de contenu sur les médias sociaux. Enfin, il est aussi primordial, pour positionner votre marque, que vos publications soient à votre image

X-trait communications se veut une agence dynamique, innovante et tendance. De plus, nous souhaitons entretenir une relation étroite, en tant que partenaire, avec nos clients. Pour cette raison, dans le cadre de notre stratégie, nos publications prennent un ton familier et familial et font appel à des expressions aussi colorées que les membres de notre équipe. Constatez-le par vous-même en lisant l’un de nos posts :

Suivi avec le client et ajustements à la stratégie de visibilité 

Tandis que nous déployons les différentes tactiques, nous effectuons un suivi des performances afin d’apporter, au besoin, des ajustements. Par exemple, pour les réseaux sociaux, nous produisons un calendrier éditorial sur trois mois. Si la stratégie prévoit l’inclusion de sondages et que l’on constate que ces publications génèrent plus ou moins d’interactions de façon répétée, nous adapterons la stratégie pour le prochain trimestre en remplaçant les sondages par un autre type de publication.

Et bien entendu, tout au long de ce processus, nous validons performances et changements avec notre client.

La stratégie de visibilité : voir grand, voir loin

Si la stratégie de visibilité comporte tant de phases et d’étapes, c’est parce qu’on voit grand et loin pour votre entreprise. En effet, un plan de visibilité se projette sur un minimum d’un an et requiert un investissement d’au moins 15 000 $. Chez X-trait, on veut vous aider à réaliser de grandes choses et, pour cela, il faut idéalement consacrer à votre marketing 5 à 8 % de votre chiffre d’affaires.

Optez pour la stratégie de visibilité pour bénéficier d’un service tout-en-un : pas besoin de faire affaire avec 15 compagnies différentes pour votre site Web, vos réseaux sociaux, vos cartes d’affaires, etc.; tout est coordonné par une seule et même agence, yours truly. Qui plus est, parce que nous nous chargeons de tout, nous pouvons nous assurer que vos actions se renforcent mutuellement, le tout pour des résultats exponentiels.

Communiquez avec nous et commencez à planifier votre avenir à long terme.

De nombreuses entreprises ont vu leur profitabilité fondre comme neige durant la pandémie de COVID-19. Plusieurs dirigeants ont le réflexe de couper dans les dépenses promotionnelles en période d’instabilité, mais la visibilité d’entreprise est un outil essentiel à mettre dans votre coffre pour vous aider à tirer votre épingle du jeu. Voici nos trucs et astuces pour que vous puissiez vous y mettre.

L’image de marque pour attirer la bonne clientèle

Pendant la pandémie, les rencontres d’affaires et les poignées de main ont cédé la place aux rencontres virtuelles et au démarchage par outils technologiques. Dans ce contexte, l’image de marque de votre entreprise prend une place plus importante qu’avant puisque le premier contact n’est plus nécessairement un humain qui présente à ses prospects tout le potentiel de ses produits et services. C’est l’image de marque qui est maintenant le premier contact de votre entreprise avec vos acheteurs.

Il faut se le dire (même si ce n’est pas bien vu!), la vérité est que nous jugeons tous sur les apparences! Vous avez beau offrir le meilleur service à la clientèle, mais si vos outils de visibilité d’entreprise ont l’air tout droit sortis des années 2000, vous n’attirerez pas beaucoup de clients. Et présentement, c’est celui qui sort du lot qui remporte la palme!

Pour aller chercher la bonne clientèle, celle qui restera fidèle à votre marque, vous devez créer une image et des outils qui répondent à leurs aspirations et à leurs besoins, auxquels elle s’identifie. Et pas nécessairement besoin de dépenser des milliers de dollars pour y arriver. Si les grandes agences de branding offrent des services dispendieux, il est tout à fait possible de travailler un logo de base ou quelque chose d’un peu plus élaboré qui va déjà attirer le regard et vous permettre de suivre les tendances sans dégarnir tout votre portefeuille.

Un site Web et une boutique en ligne faciles à naviguer

Votre présence en ligne est désormais requise plus que jamais! Il ne suffit plus d’avoir un site Web; il faut un site qui est accessible, avec un temps de chargement des pages le plus rapide possible, facile à naviguer et pensé afin de répondre à toutes les questions de votre clientèle.

Votre site doit également être bien référencé sur les moteurs de recherche pour qu’il soit visible et visité par le plus d’internautes possible, vos futurs clients.  

On sait que, avant la pandémie, moins de la moitié des petites entreprises n’avaient toujours pas de site de vente en ligne. Le coronavirus a changé la donne et forcé plusieurs d’entre elles à prendre ce virage. Si vous n’avez toujours pas fait le saut vers le commerce en ligne, il vous faut développer cet outil de visibilité dès maintenant.

Au-delà de la plateforme elle-même, c’est toute votre stratégie et votre modèle d’affaires qui doivent être revus pour fonctionner dans un contexte « virtuel ». La technologie est là et il faut la mettre au service des entreprises et des consultants qui sauront s’adapter à ce changement. Ce sont eux qui s’en sortiront le mieux.

Des médias sociaux pour soutenir votre site Web et vos ventes

Les Facebook, Instagram, LinkedIn, Pinterest et Tik Tok de ce monde peuvent contribuer au succès d’une marque à condition d’avoir une stratégie dans son baluchon. Il existe différentes approches possibles selon le budget et le temps dont vous disposez. Si l’argent fait défaut, vous devrez y consacrer plus de temps et ça ne se fera pas en criant « ciseaux »; il vaut mieux tenter le coup que de ne rien faire.

Vous devrez prendre le temps de déterminer :

Vous pourrez ensuite établir un calendrier éditorial avec toutes les publications planifiées sur chacune des plateformes et commencer à préparer votre contenu. L’idéal est de pointer vos publications vers votre site Web ou votre e-commerce afin de générer des ventes en ligne ou de communiquer avec vous pour vos services.

Voyez votre présence sur les médias sociaux comme un outil de visibilité d’entreprise pour vous faire connaître, mais aussi comme une stratégie faisant partie d’un tunnel de vente.

La création de vidéos

Les vidéos promotionnelles et les courtes capsules sur les réseaux sociaux ont de plus en plus la cote. Plus que jamais, les gens désirent voir et connaître les êtres humains derrière les entreprises.

La vidéo permet de s’adresser directement aux consommateurs, de leur raconter une histoire et de leur transmettre les valeurs d’une PME et de son équipe. Elle suscite l’interaction et la fidélisation d’une communauté de clients et de futurs clients, surtout lorsqu’elle est véhiculée par les plateformes sociales.

Même s’il est maintenant possible de tourner et monter une vidéo avec des outils maison, assurez-vous d’avoir un son de qualité et d’ajouter des sous-titres dans vos vidéos destinées aux médias sociaux. Une vidéo de qualité médiocre aura l’effet contraire de ce que vous recherchiez au départ.

D’autres stratégies pour la visibilité de votre entreprise

Il existe plusieurs autres options pour vous démarquer de la concurrence. Tout dépend évidemment de votre capacité financière à les mettre en place. Parmi celles-ci, notons les campagnes publicitaires sur Google Ads, le référencement naturel (SEO) de votre site Web et la publicité radio.

Si vous avez besoin d’accompagnement pour votre visibilité d’entreprise, c’est avec plaisir que nous vous aiderons à développer et réaliser une stratégie gagnante. Contactez-nous!

À l’heure actuelle, le développement d’un commerce en ligne constitue pour beaucoup d’entrepreneurs une approche à considérer ou un projet qui doit enfin être concrétisé.

La crise sans précédent que nous vivons force les entrepreneurs à revoir leur modèle d’affaires et leur offre de services. Créer un site marchand est-il seulement pour les producteurs et distributeurs de biens de consommation? Quelles sont les différentes options pour développer un commerce électronique?

X-trait communications vous propose quelques pistes de réflexion.

Qu’est-ce que les gens recherchent sur les sites de vente en ligne?

Avant de faire le saut en e-commerce, il est préférable de connaître les types de produits et services recherchés par les acheteurs en ligne.

Google Trends et Google Shopping constituent des outils intéressants pour savoir ce qui est le plus recherché par les internautes.

Par exemple, dans les 30 jours qui ont précédé le 7 avril 2020, les articles les plus recherchés étaient :

Évidemment, ce rapport reflète le changement drastique que le Québec a vécu en l’espace de deux semaines, où certains biens sont devenus essentiels pour plusieurs. Cet exemple sert toutefois à démontrer qu’on peut dégager des tendances sur un certain nombre de semaines et de mois et voir ce qui est le plus en demande. 

En procédant de cette façon, on développe une entreprise en ligne basée sur les besoins plutôt que d’essayer de transférer nos produits et services actuels dans une boutique en ligne. Sachez toutefois que des sites d’achat en ligne, il y en a beaucoup sur le Web et qu’il faut donc bien s’entourer pour rendre sa boutique e-commerce rentable. Plusieurs aspects sont donc à considérer : 

Faire de la vente en ligne avec les marketplaces

Afin de minimiser les risques, certains décident de se lancer dans le commerce électronique en utilisant les plateformes de marketplace comme Amazon, eBay et Etsy.

S’il est vrai que vous profitez de la force de ces marques pour attirer de la clientèle, cela comporte aussi un prix. Le plus gros avantage des « places du marché » est l’accès immédiat à une clientèle. Toutefois, pour protéger leurs clients, les marketplaces imposent des règles très strictes aux vendeurs.

Si vous ne respectez pas ces règles, par inadvertance ou de façon délibérée, votre compte peut être suspendu du jour au lendemain pour plusieurs jours et même plusieurs semaines. 

De plus, comme vous le savez, les Amazon de ce monde font de l’argent en recevant une commission sur vos ventes. Cette commission, de 15 % à 20 %, est calculée sur votre chiffre d’affaires et non sur votre revenu net. Lorsqu’on calcule les coûts fixes, la marge est souvent bien mince!

Il faut aussi prendre en considération le nombre d’items par panier. Avec son propre site e-commerce, il est possible d’inciter le client à poursuivre ses achats en ligne à l’aide des techniques de remarketing (reciblage publicitaire). Cette approche permet d’augmenter la valeur moyenne d’un panier d’achat, mais il est impossible de le faire pour vos propres produits sur les marketplaces.

D’autres facteurs à garder en tête

Les coûts d’expédition : plus on est capable de vendre d’items, plus le coût fixe d’expédition est réduit, car l’envoi est tarifé selon une échelle de poids sur les colis. L’ajout d’un ou deux articles ne change parfois rien au prix d’expédition, mais vous permet d’avoir un meilleur profit si vous êtes capable de vendre davantage.

La fidélisation de la clientèle : c’est ici que ça se corse, car les clients sont fidélisés par les « places du marché » et non par vous. Si vous décidez de développer votre boutique e-commerce ultérieurement, la clientèle qui achetait vos produits par l’entremise d’une marketplace va demeurer avec cette dernière.

Transférer ses produits et services en ligne

Si pour vous, il est hors de question de changer de domaine d’affaires, mais que vous désirez tout de même faire le saut dans la vente en ligne, sachez qu’il est possible de créer une boutique en ligne pour une panoplie de services. 

Au cours des prochaines semaines et des prochains mois, les sites de formation en ligne auront la cote grâce aux mesures annoncées par le gouvernement, qui prendra en charge les coûts de formation en entreprise et le salaire des employés jusqu’au 30 septembre 2020.

Évidemment, on ne monte pas un site e-commerce en deux jours, mais si vous aviez déjà l’idée de développer une plateforme de formation en ligne à titre de consultant indépendant, il faut le faire rapidement.

Que vous soyez comptable, informaticien, spécialiste de langues étrangères, ergothérapeute, etc., votre programme de formation pourra aider les travailleurs à se requalifier, à développer les compétences nécessaires pour la poursuite des activités de leur entreprise ou à suivre des formations obligatoires selon leur ordre professionnel.

Même si le programme du gouvernement a été annoncé seulement pour quelques mois, la formation à distance continuera certainement de prendre de l’ampleur dans les prochaines années. Et à l’aide d’une bonne stratégie de marketing Web, votre site de vente en ligne spécialisé en formation pourra devenir rentable au bout de quelques temps. 

Faire preuve de créativité

Si vous n’êtes pas formateur dans l’âme, vous pourriez créer des eBook destinés à la vente en ligne selon votre domaine d’expertise. La mode du DIY est définitivement là pour rester, alors profitez-en pour expliquer aux gens :

Il s’agit tout simplement de faire preuve de créativité pour trouver un moyen de transférer une partie de vos aptitudes et compétences d’une façon à les monétiser sur le Web par l’entremise d’une boutique en ligne. 

Il ne vous restera plus qu’à vous associer avec de bons spécialistes du Web pour vous accompagner dans votre transition vers le commerce électronique!

Partagez-nous vos impressions! Cet article vous a-t-il aidé à alimenter votre réflexion?

X-Trait

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