Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

X-Trait Communications tient à fournir à ses clients et utilisateurs des services en respect de la loi et accessibles de manière sécuritaire, notamment, en ce qui concerne le respect de leur vie privée et la protection de leurs renseignements personnels. À cette fin, nous avons mis en place au sein de notre entreprise une politique de confidentialité respectant la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé (ci-après « la Politique »).

Cette politique a pour objectif de vous informer sur la manière dont X-Trait Communications collecte, utilise, transmet, conserve, partage et protège vos renseignements personnels lorsque vous utilisez ses services web

Afin d’offrir un service personnalisé, X-Trait Communications doit avoir accès à certains de vos renseignements personnels. Nous nous assurons que chacun de nos employés traite vos renseignements avec rigueur dans le respect de la loi et des règlements en vigueur au Québec. 

1- Définition de renseignement personnel : 

Un renseignement personnel est tout renseignement qui concerne une personne physique, qui, pris dans un ensemble ou séparément, permet de l’identifier. 

2- Types de renseignements collectés par X-Trait Communications

Afin d’optimiser les services offerts à ses clients, notre entreprise peut collecter les renseignements personnels suivants, lesquels sont transmis volontairement par les usagers et non collectés automatiquement: 

  • Prénom et nom ; 
  • Adresse ;
  • Adresse électronique ;
  • Numéro de téléphone ;
  • Date de naissance ;
  • Renseignement inscrit sur une pièce d’identité tel que le permis de conduire, carte d’assurance maladie et passeport, numéro d’assurance sociale ; 
  • État civil ; 
  • Emploi ; 
  • Renseignement en lien avec le dépôt d’une candidature (curriculum vitae, bulletin scolaire, diplôme, antécédents judiciaires, etc.) ; 
  • Informations concernant le mode de paiement en lien avec l’usage de nos services;
  • Commentaires en lien avec l’utilisation de nos services, tels que des avis, plaintes, sondages, etc.).
  • Toutes communications avec X-Trait Communications; 

Certaines informations en lien avec notre site internet sont collectées, telles que vos informations de compte, mots de passe, profil de l’usager et tous autres renseignements personnels que vous transmettez lors de son utilisation. 

X-Trait Communications collecte uniquement les renseignements personnels nécessaires dans l’accomplissement des services aux clients, pour l’amélioration de ses services et strictement pour accomplir les fins pour lesquels ils sont collectés. Aucune autre utilisation des renseignements n’est permise par l’entreprise, sauf si vous y consentez ou s’il s’agit d’un cas prévu par la loi. 

3- Utilisation et conservation des renseignements personnels 

L’accès aux renseignements personnels est soumis à une politique interne de l’entreprise. En vertu de cette dernière, uniquement les employés ayant la qualité et les compétences requises peuvent y accéder, et ce, aux fins prévues par la présente politique. 

Les renseignements personnels transmis volontairement sont conservés tout au long de la relation d’affaires avec le client, lorsque les dossiers sont archivés, l’accès aux dossiers numériques ou papiers pouvant contenir des renseignements personnels demeure limité aux employés autorisés.

4- Raisons pour lesquelles les renseignements personnels sont collectés 

X-Trait Communications utilise des renseignements personnels selon ce qui est convenu au moment de leur collecte ou selon les barèmes établis par la loi et les règlements. Les renseignements personnels sont notamment utilisés pour les raisons suivantes : 

  • Ouverture et/ou mise à jour du dossier client;
  • Fournir les services de l’entreprise incluant notamment la création de profils informatisés; 
  • Partager des renseignements personnels à des tiers afin d’assurer que le service demandé par l’usager lui soit rendu; 
  • Assurer la gestion de la facturation, de l’administration des comptes, la perception et le mode de paiement, permettre l’envoi de rappel de compte; 
  • Prévenir la fraude;
  • Effectuer toute vérification requise par la loi ou la réglementation en vigueur et applicable au cas en l’espèce;
  • Permettre l’optimisation de nos services en avisant le client des nouveaux produits, services pouvant lui être offerts (à l’entreprise ou au particulier); 
  • Développer les services offerts aux clients;
  • Recruter du personnel, notamment le traitement des candidatures, l’évaluation du candidat en lien avec les exigences du poste;
  • Toute autre utilité selon le consentement du client; 

5- Communication des renseignements personnels. 

Afin d’offrir le meilleur service possible, il se peut que notre entreprise procède à la transmission des renseignements personnels collectés avec un tiers. Toutefois, aucun renseignement personnel ne sera divulgué sans avoir préalablement obtenu votre consentement. 

Dans le cadre des services rendus, X-Trait Communications peut procéder à la transmission des renseignements à des correspondants étrangers ou des fournisseurs de services ou de produits à l’extérieur du Canada et de la province de Québec.

Si un tel cas se produit, X-Trait Communications s’assure que les renseignements personnels sont transférés vers des pays respectant les critères légaux en vigueur ou que les renseignements personnels soient protégés par une politique de confidentialité présentant la même rigueur que la présente. 


6- Consentement

    X-Trait Communications ne collecte aucun renseignement personnel sans avoir obtenu le consentement de ses clients, sous réserve des exceptions prévues à la loi. 

    X-Trait Communications ne divulguera pas les renseignements personnels en sa possession sans le consentement de ses clients à moins qu’elle soit contrainte de la faire en vertu de la loi ou d’une ordonnance de la cour. Certaines situations peuvent faire en sorte que des renseignements personnels soient communiqués sans le consentement de la personne concernée uniquement dans les cas prévus par Loi.  

    En tout temps, lors de la collecte de renseignement personnel, le client peut refuser de communiquer un renseignement personnel, sous réserve des exceptions prévues à la loi. De plus, en tout temps et suivant la transmission d’un préavis raisonnable, le client peut retirer son consentement à la collecte, divulgation et transmission des renseignements personnels. Toutefois, une telle situation pourrait empêcher X-Trait Communications d’offrir certains services ou en limiter la portée. 

    X-Trait Communications pourrait à des fins secondaires s’adresser au client pour l’inviter à des évènements, pour promouvoir des services ou des produits, etc. En tout temps, le client peut retirer son consentement sans affecter les services rendus par notre entreprise. 


    7- Mesures de sécurité mise en place pour la conservation des renseignements : 

    X-Trait Communications conserve les renseignements personnels transmis numériquement aussi longtemps que nécessaire pour l’accomplissement de ses contrats et afin d’atteindre les fins prévues dans la présente politique. La nature du service est prise en compte dans le délai de conservation des renseignements. 

    Notre entreprise s’assure de respecter les barèmes légaux pour la protection des renseignements personnels, que ce soit lors de la collecte des renseignements ou de leur transmission a un tiers pour l’exécution du mandat. À cette fin, notre entreprise met en place les mesures de sécurité nécessaires afin de protéger vos renseignements personnels. 

    Également, X-Trait Communications protège vos renseignements personnels contre le vol, l’accès, l’utilisation ou la communication non autorisés et contre toute autre atteinte à leur protection. Pour ce faire, notre entreprise s’est prémunie de mécanisme technologique limitant l’accès aux renseignements personnels aux personnes qualifiés pour se faire, c’est-à-dire que seuls les employés autorisés et habilités peuvent avoir accès aux renseignements personnels. 

    Également, nous utilisons des accès sécurisés pour la collecte des renseignements personnels. De plus, nous utilisons des mots de passe et la mise en place des pare-feux pour sécuriser l’accès aux renseignements personnels. 


    8- Département responsable de la protection des renseignements personnels

    Afin de s’assurer de la sécurité et de la confidentialité des renseignements personnels, notre entreprise dispose d’un responsable de la protection des renseignements personnels ayant la responsabilité de surveiller et superviser la gestion des renseignements personnels, de mettre en place et mettre à jour les politiques internes ainsi que les procédures applicables. Le responsable de la protection des renseignements personnels s’occupe également de la gestion de tout incident potentiel en lien avec les renseignements personnels et traite toute question ou plainte des clients en lien avec les renseignements personnels. Vous pouvez communiquer avec le département de la gestion des renseignements confidentiels. 

    Nom : M. Patrick Vincent

    Numéro de téléphone : 514-360-2455 #501

    Adresse courriel : patrick@x-trait.com


    9- Droits de l’utilisateur ou du client :

    En tout temps, vous pouvez demander l’accès à vos renseignements personnels, demander leur modification ou leur suppression, retirer ou confirmer votre consentement, restreindre l’utilisation de vos renseignements personnels ou exercer tout autre droit prévu à la loi. 

    Pour l’exercice de vos droits, nous invitons le client à formuler une demande écrite adressée au Responsable de la protection des renseignements personnels des aux coordonnées indiquées au paragraphe 8 de la présente politique. 


    10- Gestion des témoins de connexions (Cookies) 

    Une collecte de données automatique peut également avoir lieu sur notre site web. Les éléments collectés de la manière décrite ci-après ne peuvent permettre une identification précise de l’usager. 

    X-Trait communications peut recourir à l’utilisation de fichiers témoins, plus communément appeler Cookies. Il s’agit d’un fichier qui sert à stocker des données sur vos interactions sur notre un site internet. Il permet également de faciliter l’accès et la navigation sur notre site web. 

    X-Trait communications peut également recourir à l’utilisation de test « CAPTCHA » utilisant notamment des moyens d’authentification par questions et réponse afin de restreindre l’accès à certaines pages web, sections du site web et en contrôler l’accès. Des services d’analyse (ex : Google Analytics) peuvent être utilisés afin d’augmenter les performances de notre site web et collecter des renseignements dès qu’un usager accède ou navigue sur notre page Web. 

    Ces renseignements peuvent inclure, entre autres, l’adresse IP, l’identification des appareils électroniques utilisés pour accéder au site web, vos système d’exploitation, des données sur les pages consultées, les heures et dates des consultations, les pages consultées préalablement, les centres d’intérêts et le comportement de l’utilisateur sur la page web. 

    Ces outils sont utilisés à des fins analytiques afin de déterminer les préférences du client/utilisateur lorsqu’il navigue sur notre site internet (ex. : langue, province, pays), de compiler des données sur le nombre d’usagers qui visitent notre site web, d’améliorer la qualité de nos services et d’analyser nos performances. 

    En tout temps, le client /l’utilisateur est averti lorsque l’entreprise utilise un fichier témoin dans le cadre de la navigation sur notre site internet. Le client/L’utilisateur peut désactiver les fichiers témoins. Toutefois, cette option pourrait diminuer la qualité de votre expérience sur notre site internet. 


    11- Redirection vers d’autres sites 

    X-Trait Communications vous avise que la présente politique s’applique uniquement lors de l’utilisation de son site internet. Cette politique ne s’applique pas à d’autres sites web pouvant être disponibles par l’entremise de notre site web. Nous ne sommes pas responsables à l’égard de ces sites web et ne pouvons garantir leur contenu ou accès. Tout renseignement personnel transmis aux autres sites web est assujetti à leur politique. Nous vous invitons donc à prendre connaissance de leur politique.


    12- Mise à jour de la présente politique

    Afin de se conformer aux lois et règlements en vigueur, X-Trait Communications met à jour régulièrement la présente politique. Des avis pourraient être transmis aux clients ou utilisateurs pour indiquer les modifications apportées à la présente politique. En tout temps, cette politique est disponible sur notre site internet.


    13- Communication

    Pour toutes questions en lien avec la présente politique, nous vous invitons à communiquer avec le Responsable de la protection des renseignements personnels dont les coordonnées sont indiquées au paragraphe 8.

    X-Trait

    228-A, rue Champlain
    Saint-Jean-sur-Richelieu (Qc)
    J3B 6V8
    514-360-2455

    info@x-trait.com

    Termes et conditionsPolitique de confidentialité
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